Quản lý bán hàng Shopee hiệu quả cùng phần mềm UPOS

Quản lý bán hàng Shopee hiệu quả cùng phần mềm UPOS

Với hình thức bán hàng đang dẫn đầu hiện nay là: Bán hàng đa kênh. Ngoài việc bán hàng trên Facebook đã trở nên quá phổ biến, hàng ngàn người bán hàng đã "lấn sân" ra các sàn thương mại điện tử, nơi tập trung sẵn số lượng lớn khách hàng sử dụng bởi những lợi ích của hình thức mua hàng mới này. Các sàn thương mại điện tử ra đời mang đến nhiều nguồn khách hàng tiềm năng và nâng cao doanh thu.

Shopee cũng vậy, tên tuổi này về Việc Nam đóng vai trò là một kênh bán hàng, mua hàng điện tử mới. Đến nay Shopee gần như trở thành 1 trong những cái tên đứng đầu về kênh thương mại điện tử được người dùng tin tưởng.

I. Vì sao bán hàng Shopee lại trở nên phổ biến tại Việt Nam?

Về hoạt động bán hàng hay mua hàng, Shopee đều đơn giản hơn rất nhiều các hình thức bán hàng online trước đây (như trên Facebook, website và các trang mạng xã hội khác). Vì hầu như mọi thao tác bán hàng lẫn mua hàng đều được tự động hóa, bao gồm cả trả giá và thương lượng giá bán.

Các bước bán hàng cũng được đơn giản hóa, bạn chỉ cần đăng ký tài khoản bán hàng trên Shopee, Tạo gian hàng hoàn chỉnh, Đăng hình sản phẩm và mô tả tương ứng, Nhập giá thành phù hợp và số lượng tồn kho. Cuối cùng chọn đăng bán là xong.

>> Xem chi tiết Cách đăng ký bán hàng trên Shopee tại đây: Hướng dẫn cách bán hàng trên shopee, cách đăng ký, đăng bán từ A đến Z

Bạn có thể bày bán tất cả sản phẩm mình có. Không quan trọng là khác mặt hàng, khác mẫu mã, xuất xứ, chức năng,... Shopee còn giúp bạn phân loại sản phẩm ra theo từng danh mục cho dễ quản lý. Không chỉ người bán mà người mua cũng có thể biết trước sản phẩm nào còn trong kho, mẫu nào hết.

Đặc biệt, Shopee còn thay bạn theo dõi hiệu quả bán hàng với chức năng báo cáo. Có rất nhiều thông số chi tiết trong phần báo cáo giúp bạn kiểm soát được tình hình bán hàng.

Tất cả mọi sản phẩm được cho phép kinh doanh trong khung pháp lý đều được đăng bán với đủ mẫu mã, đủ thương hiệu và đa dạng giá cả. Do đó, người mua cũng có vô số lựa chọn để quyết định mua sản phẩm ở shop nào. Nên chọn bán hàng trên online trên Shopee vừa là một lựa chọn đúng đắn do đầy cơ hội và tiềm năng kinh doanh, nhưng cũng vừa là thử thách vì tính cạnh tranh rất lớn.

>> Tham khảo: 6 KINH NGHIỆM BÁN HÀNG TRÊN SHOPEE HIỆU QUẢ CAO MỚI NHẤT

II. Cách người bán hàng Shopee quản lý đồng bộ kinh doanh với các kênh khác

Người bán cũng có thể tận dụng sự linh hoạt của các kênh bán hàng online khác nhau để lựa chọn kinh doanh theo hình thức Bán hàng đa kênh. Đây hầu như là hình thức bán hàng phổ biến nhất hiện nay, khi trong thời đại công nghệ, người bán hàng có quyền lựa chọn đăng bán sản phẩm trên nhiều kênh, tiếp cận đến nhiều khách hàng hơn và gia tăng cơ hội bán hàng hiệu quả hơn.

Hơn nữa, bán hàng online đa kênh cho phép người bán kinh doanh đa dạng sản phẩm, nhiều mặt hàng và tiếp cận nhiều thị trường tiềm năng khác nhau. Đây là một lựa chọn mang lại hiệu quả dễ dàng hơn — và cũng tăng khả năng tiếp cận khách hàng của shop kinh doanh online của bạn.

Tuy nhiên, bài toán mà các chủ shop phải đối mặt là làm sao có thể cùng lúc kiểm soát hiệu quả bán hàng trên nhiều kênh khác nhau? Đừng lo, phần mềm bán hàng đa kênh UPOS chính là lời giải đáp cho vấn đề nan giải ấy.

Với khả năng đồng bộ thông tin bán hàng của cả trang Facebook Fanpage bán hàng, Livestream và cả các gian hàng thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo. UPOS sẽ giúp người bán tiết kiệm được thời gian, công sức trong các thao tác quản lý trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Giờ đây bạn chỉ cần quản lý tập trung các trang bán hàng online trên một màn hình duy nhất.

>> Xem thêm: [MỚI] CÁCH BÁN HÀNG SHOPEE HIỆU QUẢ NHẤT 2021 ÍT AI BIẾT

III. Quản lý hàng tồn kho Shopee - Sử dụng các phần mềm bán hàng

Quản lý hàng tồn kho là một kỹ năng quan trọng khi kinh doanh nói chung và bán hàng trên Shopee nói riêng. Nếu không quản lý tồn kho chặt chẽ, chỉ cần thất thoát 1 vài sản phẩm là đã gây thiệt hại không nhỏ mà bạn phải bán rất nhiều đơn hàng mới có thể kéo lại được. Thay vì “ôm hàng” với số lượng lớn, bạn nên tận dụng các mối quan hệ để được lấy hàng với giá sỉ với số lượng nhỏ, bạn vừa có thể giảm thiểu tối đa rủi ro hàng tồn kho, vừa đa dạng mặt hàng.

Ngoài ra, còn 1 cách khác hiệu quả hơn đó là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trên Shopee giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho chính xác đặc biệt là khi bán hàng đa kênh. Ngày nay, các Phần mềm quản lý bán hàng ra đời và trở thành công cụ không thể thiếu dành cho các người bán trong thời đại công nghệ. Các phần mềm này giúp bạn liên kết mọi hoạt động bán hàng từ offline tại cửa hàng đến online trên các kênh (Facebook, Shopee, Tiki, Lazada, Sendo...). Các chủ shop có thể quản lý đồng bộ, đơn hàng, kho hàng, vận chuyển, khách hàng,... chỉ trên một màn hình duy nhất.

Hàng triệu người bán đã sở hữu Phần mềm quản lý bán hàng cho riêng mình, còn bạn thì sao?

IV. UPOS - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến tại Việt Nam

Phần mềm Quản lý bán hàng UPOS được phát triển bởi công ty phát triển phần mềm UPOS Việt Nam năm 2020. Được số đông người dùng, chủ tài khoản đánh giá phần mềm tốt, hỗ trợ phần lớn công việc quản lý kinh doanh và phát huy tối đa mọi chức năng được tích hợp bên trong.

UPOS hiện nay đã có hơn 30.000 cửa hàng đang sử dụng với hơn 3.000.000 đơn hàng được lên đơn và vận chuyển mỗi ngày. Đa số người dùng Phần mềm Quản lý Bán hàng UPOS tin chọn UPOS vì giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, vui vẻ.

Tổng hơp những chức năng của Phần mềm Quản lý Bán hàng UPOS:

• Quản lý chi tiết sản phẩm và tồn kho không giới hạn
• Quản lý thông tin khách hàng và phân nhóm cụ thể
• Tích hợp các thiết bị phần cứng tại cửa hàng
• Đồng bộ bình luận, tin nhắn trên Facebook Fanpage và Livestream
• Kết nối bán hàng trên sàn TMĐT Shopee, Lazada, Sendo
• Phân quyền giúp quản lý năng suất nhân viên bán hàng
• Theo dõi và tra cứu chính xác trạng thái giao hàng
• Báo cáo thống kê hiệu quả bán hàng trực quan

Hiện tại UPOS có các gói dịch vụ phù hợp cho từng mô hình kinh doanh khác nhau. Bạn có thể tham khảo bảng giá các gói tại đây. Bạn cũng có thể đăng ký dùng thử và thao tác lên đơn trong vòng 7 ngày miễn phí.

>> Link tải ngay App quản lý bán hàng online UPOS tại đây (Dành cho hệ điều hành Android)

>> Link tải ngay App quản lý bán hàng online UPOS tại đây (Dành cho hệ điều hành IOS)

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ không thể thiếu với mọi hình thức kinh doanh dù là online hay offline tại shop. UPOS hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn tất cả những thông tin bạn cần biết trước khi lựa chọn mua phần mềm quản lý bán hàng phù hợp.

Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hay bạn cần tham khảo thêm thông tin vui lòng liên hệ thông tin tại đây. Hay bạn có thể liên hệ Fanpage UPOS VN hoặc gọi trực tiếp đến số hotline 1900 1511.

V. Cách kết nối gian hàng Shopee trên phần mềm quản lý bán hàng UPOS

A. Đăng ký tài khoản bán hàng trên Shopee

Trước tiên để sử dụng kênh bán hàng Shopee bạn cần thực hiện đăng ký tài khoản bán hàng trên Shopee. Trong quá trình đăng ký nếu cần hỗ trợ thêm bạn hãy liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ của Shopee hoặc tham khảo trang hỗ trợ của Shopee

Sau khi đã tạo cửa hàng trên Shopee thành công bạn cần tiếp tục tạo dữ liệu sản phẩm. Việc đăng sản phẩm tại Shopee để đảm bảo bạn đã có đầy đủ dữ liệu bán hàng trên Shopee trước khi kết nối với hệ thống UPOS.

Sản phẩm trên hai hệ thống Shopee và UPOS sẽ đồng bộ thông qua mã SKU. Vì vậy, khi tạo sản phẩm các bạn chú ý đặt mã SKU trùng nhau giúp thuận tiện cho việc liên kết sản phẩm.

B. Cài đặt - Kết nối Shopee và UPOS

Bước 1: Trên menu “Kết nối Shopee” >> chọn Trang tổng quan

Bước 2: Nhấn chọn nút Kết nối với Shopee để được chuyển tới trang xác thực của Shopee

Bước 3: Nhập thông tin tài khoản bán hàng trên Shopee để hệ thống Shopee tiến hành xác thực tài khoản.

Lưu ý: Nếu đăng nhập bằng số điện thoại thì cần nhập đầu số (+84) trước số điện thoại.

Bước 4: Sau khi hệ thống Shopee xác thực thành công vui lòng chọn “YES” để cấp quyền truy cập dữ liệu cho hệ thống UPOS quản lý hoạt động bán hàng.

Bước 5: Sau khi xác thực thành công bạn sẽ được chuyển tới trang Chỉnh sửa cấu hình Shopee.

Các thông tin cấu hình kết nối bao gồm:

Cấu hình đồng bộ:

• Đồng bộ tồn kho: Áp dụng/ không áp dụng
• Đồng bộ giá sản phẩm: Áp dụng/ không áp dụng

Cấu hình đồng bộ chi nhánh:

• Chi nhánh đồng bộ tồn kho: Chọn chi nhánh để đồng bộ tồn kho sản phẩm lên Shopee
• Chi nhánh nhận đơn hàng Shopee: Chi nhánh lưu đơn hàng khi đồng bộ đơn hàng từ Shopee về hệ thống UPOS

Đồng độ thông tin nhân viên phụ trách: Chọn nhân viên phụ trách theo dõi sản phẩm và đơn hàng Shopee

Chính sách giá: Chọn chính sách giá đồng bộ lên Shopee: Giá lẻ/ giá sỉ.

C. Đồng bộ sản phẩm

Chức năng Đồng bộ sản phẩm cho phép người bán đồng bộ toàn bộ sản phẩm, giá đã có sẵn và số lượng tồn kho trên tài khoản bán hàng sàn Shopee về tài khoản UPOS và ngược lại.

Lưu ý:

• Điều kiện để liên kết giá, tồn kho từ UPOS sang Shopee: Mã SKU UPOS = mã SKU Shopee
• Trước khi thực hiện liên kết, bạn phải bảo đảm là sản phẩm được đồng bộ phải đang có cả hai nơi: UPOS và Shopee. Hai sản phẩm này sẽ liên kết thông qua mã SKU
• Shopee không bắt trùng mã SKU của sản phẩm. Bạn cần lưu ý khi làm sản phẩm trên Shopee, nếu sản phẩm trên Shopee bị trùng mã SKU thì khi liên kết với sản phẩm ở UPOS sẽ bị lỗi.

Để thực hiện Đồng bộ sản phẩm bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Bạn cần tạo dữ liệu sản phẩm trên Shopee có mã SKU cho từng sản phẩm. Nếu sản phẩm không có mã SKU thì sẽ không liên kết được với hệ thống UPOS.

Bước 2: Bạn cần tạo dữ liệu sản phẩm trên UPOS. Chú ý chỉ khi cùng mã SKU thì sản phẩm giữa 2 hệ thống UPOS và Shopee mới có thể liên kết thành công

Bước 3: Truy cập vào trang bán hàng UPOS, trên menu Kết nối Shopee >> chọn Trang tổng quan

Bước 4: Tại mục sản phẩm, bạn vào Bộ lọc, chọn điều kiện: Sản phẩm chưa liên kết >> chọn thao tác Liên kết.

Sau khi sản phẩm giữa hai hệ thống đã được liên kết thành công, dữ liệu sản phẩm, tồn kho và giá bán sẽ được liên kết từ tài khoản UPOS lên gian hàng Shopee của bạn. Bạn có thể liên kết từng sản phẩm hoặc sử dụng tính năng chọn nhiều để liên kết hàng loạt sản phẩm giữa UPOS và Shopee.

Bạn có thể kiểm tra các sản phẩm liên kết thất bại bằng cách vào Danh sách sản phẩm (menu Kết nối Shopee >> chọn Trang tổng quan). Lọc theo bộ lọc Sản phẩm liên kết thất bại. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các Sản phẩm liên kết thất bại (nếu có) và bạn cần tiến hành thực hiện liên kết lại (nhấn chọn nút Liên kết lại bên cột Thao tác)

Ngoài ra, nếu bạn muốn hủy đồng bộ sản phẩm lên sàn Shopee, bạn nhấn chọn sản phẩm cần hủy và chọn thao tác Hủy liên kết

Lưu ý:

Sau khi liên kết, bạn tạo mới sản phẩm trên Shopee, bạn cần truy cập vào kênh, ở danh sách sản phẩm Shopee => ấn làm mới dữ liệu sản phẩm để hệ thống load lại dữ liệu.

D. Đồng bộ đơn hàng

Chức năng Đồng bộ đơn hàng cho phép người bán đồng bộ tất cả thông tin và tình trạng đơn hàng từ sàn Shopee về tài khoản quản lý bán hàng UPOS. 

Bước 1: Chọn vào nút Đơn hàng (menu Kết nối Sendo >> chọn Trang tổng quan)

Bước 2: Các đơn hàng được đồng bộ thành công từ gian hàng Shopee sẽ hiển thị tại đây. Bạn nhấn vào Trạng thái đơn để xem chi tiết đơn hàng.  Nhấn vào Mã đơn hàng để link tới đơn hàng trên shopee của bạn. Tại Thông tin liên kết trên UPOS bạn có thể nhấn vào mã đơn hàng để xem chi tiết đơn trên UPOS.

Bước 3: Để đồng bộ các đơn hàng đồng bộ thất bại. Bạn có thể nhấn vào Trạng thái đơn hàng hoặc nút Liên kết ở cột Thao tác. Để tiến hành đồng bộ lại đơn hàng. Bạn có thể tiến hành liên kết từng sản phẩm thuộc đơn hàng. Khi tất cả các sản phẩm thuộc đơn hàng đã được liên kết thì đơn hàng sẽ tự động chuyển trạng thái sang đồng bộ thành công. Vì vậy cần đảm bảo mã SKU sản phẩm trong đơn hàng đã có trên hệ thống UPOS.

Bạn cũng có thể tìm kiếm đơn hàng theo mã đơn hàng Shopee.

Lưu ý:

• Bạn nên thường xuyên theo dõi trạng thái đồng bộ đơn hàng tại đây (ít nhất 4 tiếng 1 lần/ngày), đồng thời xử lý kịp thời các đơn hàng đồng bộ lỗi để tồn kho giữa hai hệ thống luôn đảm bảo chính xác
• Trạng thái đơn hàng được đồng bộ từ Shopee về UPOS. Bạn không thể tác động vào đơn hàng trên hệ thống UPOS. Nếu bạn thao tác xử lý đơn hàng được đồng bộ từ Shopee về, sẽ bị mất đồng bộ đơn hàng
• Mã đơn hàng trên Shopee khi được đồng bộ về hệ thống UPOS sẽ hiển thị theo mã của hệ thống UPOS (tuy nhiên vẫn sử dụng mã đơn hàng từ Shopee để tham chiếu)
• Thông tin khách hàng trong đơn hàng đồng bộ trên UPOS sẽ bao gồm: Tên khách hàng, email, địa chỉ và số điện thoại

E. Quản lý kênh bán hàng

Chức năng Quản lý kênh bán hàng Shopee trên phần mềm UPOS cho phép bạn thiết lập các cấu hình chức năng phù hợp với mô hình kinh doanh của cửa hàng

Trên menu Kết nối Shopee >> chọn Trang tổng quan, chọn gian hàng đã kết nối, rồi chọn mục Cấu hình

Các cấu hình tùy chỉnh bao gồm:

• Đồng bộ tồn kho: Chọn áp dụng nếu bạn muốn đồng bộ số lượng tồn kho sản phẩm từ UPOS lên Shopee
• Đồng bộ trạng thái sản phẩm: Chọn áp dụng nếu bạn muốn đồng bộ trạng thái sản phẩm từ UPOS lên Shopee (Nếu bạn chuyển trạng thái sản phẩm ở UPOS sang ngừng giao dịch. Sản phẩm đã liên kết trên Shopee sẽ bị ẩn)

• Đồng bộ số lượng chi nhánh: Số lượng chi nhánh này ảnh hưởng đến số lượng tồn kho của sản phẩm sẽ đẩy lên sàn. Tồn kho trên Shopee = Tổng tồn kho của chi nhánh được chọn
• Đồng bộ chi nhánh nhận đơn hàng: Các đơn hàng từ Shopee sẽ đồng bộ về chi nhánh được chọn
• Đồng bộ nhân viên phụ trách: Chọn nhân viên sẽ phụ trách các đơn hàng từ Shopee
• Đồng bộ cấu hình giá: Bạn cần chọn một giá sản phẩm trên UPOS (giá bán lẻ, giá bán sỉ), sau khi đồng bộ, thông tin giá sản phẩm trên Shopee sẽ được thay đổi theo chính sách giá sản phẩm trên UPOS được thiết lập. Nếu không muốn đồng bộ giá sản phẩm từ UPOS lên Shopee, bạn vui lòng chọn không áp dụng trong cấu hình đồng bộ giá
• Bạn nhấn nút Lưu để cài đặt cấu hình đã chọn

F. Tổng quan kết nối Shopee

Tại màn hình Tổng quan kênh Shopee (menu Kết nối Shopee >> chọn Trang tổng quan), bạn có thể xem được các thông tin tổng quan của tất cả các gian hàng Shopee (sản phẩm và đơn hàng) bạn đang kết nối. Bạn có thể kết nối thêm gian hàng ở mục “Kết nối thêm gian hàng”:

• Mỗi shop trên UPOS được kết nối tối đa 5 gian hàng Shopee
• Các gian hàng Shopee đã kết nối với 1 tài khoản trên UPOS thì không thể kết nối với tài khoản khác trên UPOS được nữa. Nếu muốn kết nối với tài khoản UPOS khác vui lòng hủy kết nối trước.

• Tổng quan về số lượng sản phẩm, tỷ lệ số lượng sản phẩm được đồng bộ, tỷ lệ số lượng sản phẩm chưa đồng bộ, tỷ lệ số lượng sản phẩm đồng bộ thất bại
• Tổng quan về số lượng đơn hàng, Tỷ lệ số lượng đơn hàng được đồng bộ thành công, đồng bộ thất bại

G. Hướng dẫn nhập dữ liệu (import) nhanh từ kênh Shopee

Hệ thống UPOS cung cấp Công cụ nhập dữ liệu (import) nhanh từ sàn thương mại Shopee về hệ thống UPOS.

Bước 1: Bạn cần xuất danh sách danh mục sản phẩm trên Shopee. Sau đó lọc danh sách các danh mục sản phẩm cần sử dụng cho shop của bạn để import vào hệ thống UPOS

Bước 2: Xuất danh sách sản phẩm Shopee ở mục Sản phẩm của gian hàng

Bước 3: Vào menu Công cụ. Chọn “Nhập dữ liệu từ shopee về UPOS”. Chọn file excel sản phẩm cần tải. Chọn kho mà bạn muốn lưu tồn kho sản phẩm. Sau đó bấm Tải lên.

Bước 4: Hệ thống sẽ thông báo sản phẩm tải lên thành công hay thất bại.

H. Một số lưu ý quá trình vận hành

Trong quá trình kết nối 2 hệ thống UPOS - Shopee, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau trong quá trình vận hành để đảm bảo kết nối thuận tiện hơn:

1. Sàn Shopee không hỗ trợ bán hàng với số lượng lẻ, hệ thống sẽ tự động làm tròn lấy số lượng nguyên khi đẩy lên sàn Shopee.
2. Các sản phẩm đã liên kết sẽ cập nhật thông tin tồn kho và giá bán sản phẩm một chiều  từ UPOS lên Shopee.
3. Mã SKU trên sàn Shopee không bắt trùng, do đó bạn cần lưu ý khi làm dữ liệu sản phẩm trên Shopee mã SKU không được trùng nhau để quá trình quản lý sản phẩm dễ dàng hơn.
4. Mỗi khi bạn thêm mới sản phẩm trên Shopee, để dữ liệu đồng bộ được chính xác, vui lòng thực hiện theo các bước sau: Truy cập kênh bán hàng Shopee trên UPOS > Danh sách sản phẩm Shopee > Làm mới danh sách sản phẩm. Sau khi làm mới danh sách, sản phẩm sẽ về kênh để bạn thực hiện liên kết.
5. Khi thêm phiên bản sản phẩm trên Shopee sẽ phát sinh trường hợp tồn tại 2 mã SKU trùng nhau của sản phẩm và phiên bản sản phẩm đi kèm. Do đó có thể mất liên kết của sản phẩm đã thao tác trước đó. Bạn có thể vào phần Tổng quan về kênh Shopee để xem chi tiết những sản phẩm bị trùng mã SKU có thể xem những sản phẩm bị trùng mã SKU giúp bạn có thể dễ dàng sửa lại mã SKU của những sản phẩm bị trùng hoặc bạn có thể vào kênh Shopee làm mới danh sách sản phẩm và thao tác liên kết lại.
6. Đơn hàng sẽ được đồng bộ trạng thái từ Shopee về UPOS, bạn không được thao tác xử lý đơn trên UPOS. Trong trường hợp bạn chủ động thao tác vào đơn hàng trên UPOS thì hệ thống sẽ không hỗ trợ đồng bộ trạng thái đơn hàng từ Shopee về. Người dùng sẽ phải hoàn thành toàn bộ các bước xử lý đơn hàng trên UPOS.