Phần mềm quản lý kho hàng UPOS tốc độ và chính xác

1. Phần mềm quản lý kho là gì? Vì sao cần dùng phần mềm để kiểm kho?

Phần mềm quản lý kho hàng hay phần mềm kiểm kho là ứng dụng chuyên thực hiện các chức năng như kiểm kê, tính toán, lưu trữ số liệu các hoạt động xuất nhập hàng hóa trong kho, thông tin nhà cung cấp/ nguồn cung ứng, công nợ, cũng như khấu trừ tồn kho bán hàng.

Trước đây, nhiều shop bán hàng, doanh nghiệp nhỏ có thói quen quản lý tồn kho bằng file excel nhập tay đơn giản hay các database quản lý kho hàng rời rạc, dễ sai sót, nhầm lẫn. Ảnh hưởng đến vận hành cũng như báo cáo tồn kho, gây mất thời gian lao động. Do vậy, các phần mềm quản lý kho ra đời giúp các nhà quản lý, thủ kho, nhân công và hầu hết các hoạt động vận hành kho hàng đều được thiết lập đồng bộ trên phần mềm nhằm quản lý kho hàng toàn diện

Phần mềm quản lý kho hiệu quả có thể tích hợp thêm các chức năng khác như: Quản lý đơn hàng, Quản lý thông tin sản phẩm, Quản lý đơn vận chuyển và Báo cáo hiệu quả bán hàng.

>> Xem thêm: THẮC MẮC KINH DOANH: BÁN HÀNG ONLINE DỄ HAY KHÓ?

2. Phần mềm quản lý kho có các chức năng gì?

Khi người dùng sở hữu phần mềm kiểm kho có thể tối ưu được quy trình nhập kho sẽ diễn ra thuận lợi.

• Phần mềm giúp xử lý các thông tin biên nhận hàng, xuất hàng hóa trong kho chính xác hơn.
• Đưa ra cảnh báo khi mã hàng gần cạn kiệt để người bán có kế hoạch nhập hàng hóa kịp thời.
• Giúp tiết kiệm thời gian tìm kiểm kho, đặc biệt là với những người bán hàng, vì việc đó sẽ làm giảm sự hài lòng của khách hàng khi chờ đợi chủ shop vào kho tìm sản phẩm hoặc kiểm tra xem còn hàng hay không, nhằm nâng cao năng suất bán hàng.
• Nhìn chung, phần mềm quản lý kho sẽ giúp người dùng tiết kiệm được chi phí thuê số lượng nhiều nhân lực kiểm đếm và tính toán số liệu hàng hóa, giảm thiểu sai số do tính tay.
• Và người dùng dễ dàng có hệ thống tổng quan tra cứu nhanh tình trạng hàng hóa, số lượng, công nợ với nhà cung cấp,… trong các tình huống khẩn cấp phát sinh.

Đặc biệt, trong thời buổi kinh doanh online đang dẫn đầu xu hướng, hình thức bán hàng đa kênh đang là phương thức được các người bán hàng lựa chọn kinh doanh. Do đó việc cân bằng số lượng kho hàng trên mỗi kênh bán là rất quan trọng để kiểm soát được khả năng bán hàng trên từng kênh.

Nếu bạn là người bán hàng online, hãy lựa chọn các phần mềm kiểm kho liên kết với các kênh bán online như Facebook, Shopee, Lazada, Sendo,… và có phiên bản di động (app mobile) để sử dụng mọi lúc mọi nơi, kể cả khi bạn không ở trực tiếp kho hay cửa hàng.

3. Phần mềm quản lý kho UPOS tiết kiệm thời gian và chi phí

• Giao diện website đơn giản

Giao diện của phần mềm quản lý kho UPOS Việt Nam trên website vô cùng đơn giản. Chủ tài khoản chỉ cần dành ra 10 phút để làm quen với các chức năng.

Website cập nhật đầy đủ các tính năng hỗ trợ cho việc kinh doanh của bạn. Từ quản lý bán hàng, cho đến quản lý kho và quản lý nhân viên.

Giao diện dễ sử dụng là một điểm cộng khi người bán hàng chọn phần mềm quản lý phù hợp cho shop. Vì nó sẽ giúp người bán thao tác nhanh chóng, dễ dàng và vẫn chính xác.

• Quản lý bán hàng online

Không chỉ dễ sử dụng, thao tác đơn giản. Phần mềm UPOS Việt Nam còn cho phép bạn theo dõi hoạt động kinh doanh một cách chủ động và linh hoạt.

Bạn không cần phải lo lắng về những giới hạn chức năng, giới hạn dung lượng, mất hay sai sót dữ liệu. Ngoài ra so với việc thuê một kế toán, một kiểm kho, một thu ngân thì chi phí đã hợp lý hơn nhiều. Khi bạn chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng UPOS.

• Quản lý dữ liệu khách hàng online

Đây là một hoạt động rất được các chủ kinh doanh quan tâm những năm gần đây. Việc thực hiện kế hoạch chăm sóc và giữ chân khách hàng tốt. đồng nghĩa với cơ hội gia tăng lợi nhuận cho shop mình.

Chính vì vậy, UPOS phát triển chức năng quản lý khách hàng và lịch sử giao dịch. Nhằm giúp chủ tài khoản lưu trự thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chi tiết.

Theo đó, người chủ bán hàng có thể lên kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn. Và thiết lập các chương trình ưu đãi, tri ân cho khách hàng đa dạng hơn nữa.

Phần mềm quản lý kho UPOS Vietnam là một phần mềm không thể thiếu đối với các cửa hàng kinh doanh bán hàng. Đây là công cụ cần thiết với mọi hình thức kinh doanh dù là online hay offline tại shop. UPOS VN sẽ hỗ trợ các chủ shop theo dõi và quản lý tốt tình hình hàng hóa trong kho. UPOS hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn tất cả những thông tin bạn cần biết trước khi lựa chọn mua phần mềm quản lý kho phù hợp.

>> Tham khảo thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO UPOS NHANH CHÓNG, TIỆN LỢI TOÀN QUỐC

UPOS - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến tại Việt Nam

Phần mềm Quản lý bán hàng UPOS được phát triển bởi công ty phát triển phần mềm UPOS Việt Nam năm 2020. Được số đông người dùng, chủ tài khoản đánh giá phần mềm tốt, hỗ trợ phần lớn công việc quản lý kinh doanh và phát huy tối đa mọi chức năng được tích hợp bên trong.

UPOS hiện nay đã có hơn 30.000 cửa hàng đang sử dụng với hơn 3.000.000 đơn hàng được lên đơn và vận chuyển mỗi ngày. Đa số người dùng Phần mềm Quản lý Bán hàng UPOS tin chọn UPOS vì giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, vui vẻ.

Tổng hợp những chức năng của Phần mềm Quản lý Bán hàng UPOS:

• Quản lý chi tiết sản phẩm và tồn kho không giới hạn
• Quản lý thông tin khách hàng và phân nhóm cụ thể
• Tích hợp các thiết bị phần cứng tại cửa hàng
• Đồng bộ bình luận, tin nhắn trên Facebook Fanpage và Livestream
• Kết nối bán hàng trên sàn TMĐT Shopee, Lazada, Sendo
• Phân quyền giúp quản lý năng suất nhân viên bán hàng
• Theo dõi và tra cứu chính xác trạng thái giao hàng
• Báo cáo thống kê hiệu quả bán hàng trực quan

Hướng dẫn sử dụng chức năng Quản lý kho trên phần mềm UPOS

Quản lý kho

Chức năng Quản lý kho cho phép người dùng quản lý tổng hợp các sản phẩm trong kho. Bạn có thể tạo ra nhiều kho hàng cho cửa hàng của bạn. Hệ thống sẽ tự động khởi tạo kho mặc định cho cửa hàng của bạn. Bạn có thể tiến hành đổi tên kho và tạo ra các kho hàng mới.

Trên menu Quản lý kho >> chọn Quản lý kho

A. Quản lý kho

1. Thêm kho

Bước 1: Trên trang Quản lý kho, nhấn nút Thêm kho

Bước 2: Nhập các thông tin của kho. Và nhấn nút Thêm mới

Chọn vào kho nhập hàng để phân biệt đó là kho để chứa sản phẩm nhập từ các nhà cung cấp (không bắt buộc).

Lưu ý: Những ô có dấu * là thông tin bắt buộc nhập. Không được bỏ trống.

2. Chỉnh sửa kho

Bước 1: Trên trang Quản lý kho, nhấn nút biểu tượng "cây bút" để chỉnh sửa.

Bước 2: Nhập thông tin cần chỉnh sửa và nhấn nút Cập nhật.

3. Xóa kho

Bước 1: Trên trang Quản lý kho, nhấn nút biểu tượng "thùng rác" ở vị trí của kho muốn xóa.

Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị 1 bảng bảng xác nhận bạn có chắc muốn xóa kho đã chọn

Bước 3: Nhấn chọn vào nút Ok thì hệ thống sẽ thực hiện xóa kho bạn đã chọn

Nếu bạn nhấn chọn nút Cancel thì bảng xác nhận sẽ đóng và quay về trang Quản lý kho. Kho bạn đã chọn sẽ không bị xóa.

Lưu ý: Nếu kho có sản phẩm tồn kho, kho tồn tại khi xuất kho, kho tồn tại khi nhập kho, kho tồn tại chuyển kho => Không được phép xóa kho.

B. Kho chuyển

Chức năng Chuyển kho cho phép người dùng chuyển sản phẩm từ kho này sang kho khác.

Trên menu Quản lý kho >> chọn Kho chuyển

Bước 1: Chọn Kho chuyển hàng và Kho nhận hàng (2 kho này không được trùng nhau)

Bước 2: Tìm kiếm và chọn sản phẩm cần chuyển, có thể chọn nhiều sản phẩm

Bước 3: Nhập số lượng cần chuyển của mỗi sản phẩm.

Bước 4: Nhấn nút Chuyển kho sản phẩm

C. Quản lý sản phẩm kho

Chức năng Quản lý sản phẩm kho cho phép người dùng xem số lượng các sản phẩm còn lại ở các kho. Bạn có thể tìm kiếm nhanh sản phẩm thông qua bộ lọc tìm kiếm. Có thể xuất Excel danh sách sản phẩm tồn kho.

Nhấn vào hoạt động để xem các hoạt động có liên quan đến sản phẩm như: Nhập hàng và Xuất bán sản phẩm đó.

Trên menu Quản lý kho >> chọn Quản lý sản phẩm kho

⁂ Xem chi tiết:

D. Kiểm kho

Chức năng cho phép chủ shop sửa tồn kho của sản phẩm.

Trên menu chọn: Quản lý kho >> chọn Kiểm kho

Danh sách gồm bộ lọc gồm các trường: Mã phiếu, Kho, Trạng thái, Ngày tạo đơn.

1. Tạo phiếu kiểm kho

Bước 1: Nhấn nút Tạo phiếu kiểm. Phần mềm đi tới trang tạo phiếu kiểm.

Bước 2: Chọn Kho và nhập tên hoặc mã sản phẩm để tìm sản phẩm.

Bước 3: Nhập số lượng Sau điều chỉnh và Lý do (nếu có).

Tồn kho: là số lượng đang tồn kho.

Chênh lệch: (Sau điều chỉnh – Tồn kho).

Sau điều chỉnh: là số lượng tồn sẽ cập nhật vào kho sau khi cân bằng kho.

Bước 4: Nhấn nút Tạo phiếu kiểm. Phiếu kiểm sẽ có trạng thái Đang kiểm hàng.

Lưu ý: Sau bước này thì tồn kho Sau điều chỉnh chưa cập nhật.

Mã phiếu sẽ tự động +1 sau mỗi lần tạo phiếu kiểm.

Bước 5: Nhấn nút Cân bằng kho ở trong chi tiết phiếu kiểm. Phiếu kiểm sẽ có trạng thái Đã kiểm hàng.

Sau bước này thì tồn kho Sau điều chỉnh đã được cập nhật.

2. Chỉnh sửa phiếu kiểm kho

Chỉ với trạng thái Đang kiểm hàng của Phiếu kiểm kho thì mới cho phép chỉnh sửa. Còn trạng thái Đã kiểm kho hoặc Xóa sẽ không thể chỉnh sửa.

Bước 1: Trên danh sách nhấn nút biểu tượng "cây bút" trên phiếu muốn kiểm kho.

Bước 2: Chỉnh sửa số lượng Sau điều chỉnh, hoặc thêm/xóa sản phẩm.

Bước 3: Nhấn nút Cập nhật.

3. Xóa phiếu kiểm kho

Chỉ với trạng thái Đang kiểm hàng của Phiếu kiểm kho thì mới cho phép Xóa. Còn trạng thái Đã kiểm kho thì không cho xóa.

Bước 1: Nhấn nút xóa biểu tượng "thùng rác" của phiếu kiểm muốn xóa.

Bước 2: Phần mềm sẽ hiển thị 1 popup xác nhận lại việc xóa này

Nhấn nút Ok thì phiếu kiểm sẽ chuyển trạng thái: Đang kiểm hàng => Xóa

E. Cập nhật giá vốn

Chủ shop có thể sửa trực tiếp giá vốn của sản phẩm.

Trên menu chọn: Quản lý kho >> chọn Cập nhật giá vốn

Tìm kiếm sản phẩm muốn chỉnh sửa giá vốn và sửa trực tiếp ở cột Giá vốn. Hoàn tất việc này bằng nhấp con trỏ chuột ra ngoài ô vừa chỉnh sửa. Phần mềm sẽ tự động lưu lại giá vốn vừa chỉnh sửa và thông báo "Cập nhật thành công" xuất hiện ở góc phải màn hình.