Phần Mềm Quản Lý Kho: Công Cụ Đắc Lực Giảm Thiểu Tình Trạng Thất Thoát, Tồn Kho

Với sự phát triển của nền công nghệ 4.0, việc áp dụng Phần mềm quản lý kho vào kinh doanh đã và đang trở nên phổ biến. Không còn phải  loay hoay với các con số, sử dụng Phần mềm quản lý kho giúp người bán tối ưu được quy trình và rút gọn thời gian. Để hiệu rõ hơn về phần mềm quản lý kho cũng như có lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn  hãy theo dõi bài viết dưới đây của UPOS nhé. 

Những bất cập trong cách quản lý kho truyền thống

Trước khi ứng dụng phần mềm Quản lý kho vào công tác quản lý và kinh doanh, không ít doanh nghiệp đã gặp khó khăn khi:

• Thường xuyên xảy ra tình trạng sai sót báo cáo, thất thoát hàng tồn kho

• Số liệu ghi nhận ở nhiều tệp khác nhau, dễ gặp tình trạng không thống nhất trong báo cáo

• Hoang mang mỗi khi đến đợt kiểm kê, nhập - xuất hàng hóa

• …

Dưới đây là một số thách thức trong quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp mà UPOS tổng hợp.

 

Nhập - Xuất hàng hóa

• Nhiều thao tác thủ công, năng suất lao động chưa cao.

• Mất nhều thời gian xử lý số liệu, cập nhật file đã lưu trước đó.

Quản lý kho và hàng hóa tồn kho

• Dễ gặp tình trạng thiêu hụt hàng hóa do không được theo dõi hoặc cập nhật trên hệ thống. 

• Tốn nhiều thời gian kiểm đếm, ký chứng từ, dễ mắc sai sót số liệu.

• Tốn nhiều công sức cho kiểm đếm hoặc cả tháng mới kiểm kê kho một lần

​Báo cáo kho, kiểm kho

• Tự mình đưa ra các hàm công thức để tính toán trong Excel. Chỉ với một sai số nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng và tổn thất vô cùng nghiêm trọng

• Nếu có sự thay đổi nhỏ trong số từng mục buộc phải cập nhật và tính toán lại từ đầu, vô cùng mất công tốn sức

• Lưu thông tin theo từng mục riêng lẻ gây khó khăn trong việc kiểm kê

• Chỉ xem và thao tác được trên giao diện máy tính, sẽ rất bị động trong trường hợp muốn quản lý từ xa.

Tại sao nên sử dụng phần mềm Quản lý kho? 

Tiết kiệm thời gian, nhân lực cho từng giai đoạn

Với cách  truyền thống, mỗi doanh nghiệp đều phải điều phối và phân chia công việc cho từng nhân viên, phụ trách từng mảng quản lý xuất - nhập - tồn kho. Đồng thời, chúng ta còn phải dành nhiều thời gian cho việc ghi chép, nhập số liệu lên file Excel hoặc ghi chép bằng tay.

Việc làm này không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn ảnh hưởng đến chi phí nhân công, bởi kho càng lớn, số lượng nhân viên cần để kiểm hàng hóa lại càng tăng lên. Sử dụng phần mềm Quản lý kho là giải pháp hữu hiệu vì mọi quy trình đã có máy móc tháy bạn tự động xử lý, 

Quản lý toàn bộ quy trình: Nhập Kho - Xuất kho theo từng danh mục chi tiết

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, các giai đoạn trong chu trình đều được phân chia rõ ràng và chi tiết theo từng danh mục để người quản lý có thể nắm bắt được: Hàng hóa nhập - xuất vào ngày nào? Số lượng bao nhiêu? Do ai phụ trách? Lưu trữ ở kho nào?

 Nhìn chung, đây sẽ là các đề mục không thể thiếu khi bạn kiểm tra trên hệ thống:

• Mặt hàng
• Số lượng 
• Mã sản phẩm 
• Kho hàng
• Thời gian
• …..

Tránh được sai sót, thất thoát do tính toán

Sử dụng phần mềm quản lý kho giảm bớt gánh nặng cho chủ doanh nghiệp trong việc nhập liệu, tính toán. Người sử dụng không cần thành thạo các hàm hay công thứ Excel, công việc chỉ đơn giản là điền đầy đủ thông tin theo từng mục, hệ thống sẽ tự động tính toán, cập nhật báo cáo chi tiết số lượng, đơn giá…

Nếu có bất cứ thay đổi nào, bạn chỉ cần sửa đổi thông tin mục đó, hệ thống sẽ tự động cập nhật lại toàn bộ nhanh chóng, chính xác.

Kiểm soát được hàng hóa và có chính sách nhập - xuất hợp lý

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được mặt hàng nào đang bán chạy, sản phẩm nào đã tồn kho quá lâu. Từ đó, bạn sẽ điều chỉnh được việc nhập hàng hóa từ đối tác cũng như bổ sung các chương trình khuyến mãi để đẩy nhanh hàng tồn kho. 

>> Xem thêm: CÁCH ĐỊNH GIÁ BÁN SẢN PHẨM PHÙ HỢP VỚI 10 MÔ HÌNH KINH DOANH PHỔ BIẾN

Lựa chọn Phần mềm quản lý bán hàng UPOS - Tích hợp tính năng Quản lý kho chuyên nghiệp

Phần mềm Quản lý bán hàng UPOS được phát triển bởi công ty phát triển phần mềm UPOS Việt Nam năm 2020. UPOS hiện nay đã có hơn 30.000 cửa hàng đang sử dụng với hơn 3.000.000 đơn hàng được lên đơn và vận chuyển mỗi ngày. Đa số người dùng Phần mềm Quản lý Bán hàng U-FREE tin chọn vì giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, vui vẻ.

 

Quản lý kho, sản phẩm kho tối ưu, hiệu quả

Quản lý kho

Danh mục quản lý kho của Phần mềm quản lý bán hàng UPOS cho phép người bán nắm được số lượng kho hàng hiện có và địa chỉ cụ thể từng kho. Bạn có thể tắt hoặc bật trạng thái hoạt động của kho đó tùy vào nhu cầu sử dụng.

Quản lý sản phẩm kho

Sản phẩm khi sau khi nhập lên hệ thống phần mềm Quản lý bán hàng UPOS sẽ được phân tách ra thành từng trường để người bán dễ dàng quản lý. Thông tin bao gồm:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Tên nhà kho
• Số lượng tồn kho 
• Số lượng chờ xuất
• Số lượng đang nhập

Trên giao diện của phần mềm, bạn có thể lọc tồn kho theo số lượng từng loại hàng hóa để nắm được mặt hàng nào đang tồn đọng quá nhiều, hoặc đang hao hụt cần nhập thêm. Tính năng quản lý kho của UPOS còn hỗ trợ người bán cập nhật được hàng hóa vận chuyển từ kho này sang kho khác, cụ thể theo số lượng, mặt hàng, thời gian.

Kiểm kho và cập nhật báo cáo chính xác, nhanh chóng

Kiểm kho

Khi có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho, người bán có thể kiểm kê bất cứ thời gian nào dựa trên toàn bộ thông tin đã lưu trữ trên hệ thống. Phần mềm sẽ lưu lại người phụ trách kiểm kê, thời gian, số lượng tùy theo, trạng thái kiểm kho đến đâu. (Đã kiểm hàng; Đang Kiểm hàng; Đã xóa)

Báo cáo cuối kỳ

Nếu như báo cáo luôn là nỗi ám ảnh của bất cứ ai, thì khi sử dụng phần mềm U-FREE, việc của bạn chỉ còn là một cú click chuột. Bạn có thể trích xuất file excel từ hệ thống phục vụ cho nhu cầu làm báo cáo, hoặc xem trực tiếp trên hệ thống.

• Báo cáo tồn kho: Quản lý giá trị tồn kho của chi nhánh và toàn bộ hệ thống
• Báo cáo dưới định mức: Quản lý được giá tồn kho và sản phẩm dưới định mức
• Sổ kho: Quản lý thông tin xuất kho, nhập kho, tồn kho 
• Báo cáo chuyển kho: Quản lý giá trị chuyển kho

>> Xem thêm: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG UPOS TỐC ĐỘ VÀ CHÍNH XÁC CAO