Hướng dẫn sử dụng
Liên hệPhần mềm quản lý bán hàng ra đời với nhiệm vụ hỗ trợ người quản lý kinh doanh và nhân viên bán hàng quản lý các thao tác trong kinh doanh, theo dõi được mọi hoạt động bán hàng online và tiết kiệm được tối đa thời gian cho khâu quản lý bán hàng. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn những lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng qua bài viết này nhé.
Tiết kiệm thời gian
So với việc quản lý bán hàng bằng phương pháp ghi chép sổ sách truyền thống làm mất nhiều thời gian và phải ngồi cả ngày ở cửa hàng để theo dõi doanh thu, đơn bán thì khi áp dụng phần mềm công nghệ vào hoạt động bán hàng sẽ giúp rút ngắn thời gian đáng kể. Chủ cửa hàng có thể cập nhật tình hình kinh doanh ngay trên máy tính hay điện thoại một cách dễ dàng. Nhờ đó, việc quản lý các mã sản phẩm, lưu trữ thông tin công nợ với nhà cung cấp, khách hàng cũng trở nên nhanh chóng và chính xác, tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn gây thất thoát.
Giảm thiểu chi phí
Việc vận hành cửa hàng cũng sẽ đơn giản hơn nhờ lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng, vì mọi thao tác từ nhập hàng, lên đơn hàng, in hóa đơn, đẩy đơn hàng qua đơn vị vận chuyển, thống kê doanh số đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm. Do đó, cửa hàng không cần nhiều nhân viên để làm một khối lượng công việc lớn, giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân công mà vẫn đảm bảo việc vận hành trơn tru.
Quản lý tồn kho
Việc quản lý số lượng lớn sản phẩm trong kho theo cách khoa học, phân rõ từng loại hàng, mã sản phẩm một cách chính xác không phải là chuyện đơn giản. Việc kiểm kê kho hàng ngày bằng sổ sách hay file excel sẽ tốn nhiều nhân sự và thời gian, chưa kể có thể xảy ra tình trạng sai sót, thất thoát hàng hóa. Việc thất thoát như vậy có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng cũng sẽ làm cho việc kinh doanh bị thua lỗ phần nào. Vì vậy, việc triển khai phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ các cửa hàng hình thành một quy trình quản lý kho và bán hàng hiệu quả, chuyên nghiệp.
Phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ nhập sản phẩm vào kho trên hệ thống nhanh chóng, tiết kiệm thời gian quản lý sản phẩm theo từng mã hàng với số lượng và đặc tính khác nhau dựa theo mã SKU, kích thước, màu sắc, chất liệu... Qua đó, chủ kinh doanh có thể theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho một cách chính xác và khoa học, đáp ứng nhanh khi người bán tư vấn cho khách hàng, giảm tình trạng sai lệch, thất thoát hàng hóa. Đồng thời, việc áp dụng phần mềm công nghệ đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý hàng hóa đa dạng đối với các lĩnh vực kinh doanh khác nhau như shop quần áo thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, đồ gia dụng, siêu thị mini, cửa hàng điện tử - điện thoại,...
Và thêm một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng nữa là có tính năng cảnh báo khi số lượng sản phẩm tồn kho tối thiểu thấp vượt mức, số lượng hàng tồn đọng vượt quá mức cho phép. Bạn cũng có thể nhanh chóng biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào có doanh thu cao, mặt hàng hết hoặc sắp hết, để có quyết định đúng trong lần nhập kho sắp tới. Dựa trên những số liệu và thông báo này, bạn sẽ dễ dàng đưa ra kế hoạch điều chỉnh để bán hàng hiệu quả, có biện pháp đẩy hàng, xả hàng thông qua chương trình giảm giá, khuyến mãi kích cầu và không bị khan hiếm một mặt hàng nào đó.
Quản lý nhân viên hiệu quả
Ngoài việc quản lý cửa hàng thì chức năng quản lý nhân viên là một trong những lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng mà các chủ doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Với chức năng phân quyền người dùng, bạn có thể phân quyền cho từng nhân viên truy cập các tính năng trong phần mềm mà bạn cho phép. Ví dụ như bạn muốn giao cho từng nhân viên nhiệm vụ riêng, phù hợp với từng người thì không cho phép nhân viên khác can thiệp vào những công đoạn không phải việc của mình.
Đồng thời, thông qua báo cáo bạn dễ dàng giám sát năng suất hoạt động và hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Từ đó đánh giá được năng lực của từng người và đưa ra mức lương phù hợp cùng chế độ khen thưởng hợp lý.
Quản lý cửa hàng từ xa
Khi công việc kinh doanh của bạn phát triển, từ một cửa hàng ban đầu sẽ mở rộng hơn và dần phát triển thành chuỗi, nhiều chi nhánh, kho bãi khác nhau. Lúc này bạn khó có thể có mặt tại cửa hàng 24/7 để quản lý chặt chẽ hoạt động bán hàng. Chỉ với một chiếc điện thoại thông minh được cài đặt ứng dụng quản lý bán hàng và có kết nối internet thì bạn có thể nắm bắt được mọi giao dịch, doanh thu, lợi nhuận, quá trình vận chuyển đơn của cửa hàng ở bất kì nơi đâu kể cả là đi công tác, ngồi cafe hay đi du lịch nghỉ dưỡng.
Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng giúp người bán dễ dàng cập nhật tình hình bán hàng liên tục trên app điện thoại từ đó đưa ra những chỉ đạo giao việc tức thời cho nhân viên từ xa.
Phù hợp với mọi ngành hàng
Thực tế hiện nay, các mô hình kinh doanh thời trang, mỹ phẩm, điện tử, gia dụng, ẩm thực, cafe,... sẽ có những điểm khác biệt nhất định do tính chất sản phẩm và dịch vụ. Điều này dẫn đến việc quản lý thông tin sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, chi phí cũng sẽ có những điểm khác nhau. Thấu hiểu được điều này, các phần mềm quản lý bán hàng đã tạo nên những tính năng linh hoạt đáp ứng đa dạng nhu cầu của nhiều ngành hàng trên thị trường.
Tính toán dữ liệu chính xác
Khi kinh doanh còn nhỏ lẻ, ít mặt hàng, bạn sẽ thấy việc quản lý kinh doanh thông qua sổ sách hay Excel khá đơn giản và tiện dụng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp, cửa hàng lớn và phức tạp hơn thì cách thức trên lại không còn hiệu quả nữa. Ngược lại còn khiến người dùng cảm thấy rối não với các thông tin chồng chéo, khối lượng dữ liệu lớn. Việc kiểm tra, đối soát, đánh giá cũng sẽ tốn không ít thời gian và rất dễ dẫn đến tình trạng sai sót không đáng có.
Do đó, một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng nữa mà các nhà phát triển phần mềm đem đến cho người kinh doanh là khả năng phân tích, xử lý dữ liệu bởi hệ thống công nghệ thông minh, đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng. Toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên 1 server riêng để đảm bảo cho mọi thông tin, hoạt động và các giao dịch được cam kết bảo mật tuyệt đối. Khi xảy ra trường hợp mất dữ liệu trên máy tính thì tất cả mọi hoạt động bán hàng đều đã được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống. Đây là lợi ích hàng đầu mà bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được khi áp dụng công nghệ vào hoạt động quản lý.
Đặc biệt với khả năng xử lý tối ưu và liên kết toàn hệ thống, các dữ liệu được nhập vào sẽ được tự động cập nhật ngay lập tức, từ đó đưa ra các số liệu và báo cáo kịp thời. Đồng thời, phần mềm còn có tính năng hỗ trợ người bán thực hiện chốt đơn đặt hàng ngay trên điện thoại nhanh chóng, dễ dàng với độ chính xác cao giúp tránh những thất thoát và sai sót trong khâu thanh toán hay kiểm kê hàng hóa, doanh thu.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Nếu bạn muốn khách hàng nhìn nhận cửa hàng của mình chuyên nghiệp thì trước hết mình cần phải chú trọng từ những khâu cơ bản nhất như: hàng hóa trưng bày sắp xếp bài bản, đẹp mắt, giá bán niêm yết rõ ràng, thông tin đơn hàng chính xác và giao hàng nhanh chóng… là những thứ bắt buộc cần làm tốt. Khi sử dụng công nghệ để hỗ trợ hoạt động quản lý bán hàng, khâu vận hành kinh doanh của bạn sẽ trơn tru, độ chính xác cao từ khâu quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, thông tin khách hàng, hoạt động lên đơn hàng đẩy qua nhà vận chuyển nhanh chóng và có thể theo dõi chặt chẽ hành trình vận đơn đảm bảo đơn hàng tới tận tay khách. Điều này sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp của bạn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Chăm sóc khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng là tính năng của phần mềm quản lý bán hàng giúp người bán có thể nắm được thói quen, hành vi, sở thích mua hàng của khách. Bất kỳ khách hàng để lại thông tin đặt hàng đều được hệ thống tự động lưu lại và tạo thành dữ liệu khách hàng nhằm phục vụ cho các chiến lược marketing.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng của cửa hàng sẽ nâng cao hơn khi có thể lưu trữ thông tin, quản lý tích điểm để phân loại khách hàng. Người bán hàng có thể tận dụng lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng với tính năng phân biệt các nhóm khách hàng bằng cách đánh dấu khách VIP, khách mới, khách cũ, khách bom hàng,...Qua đó, người bán có thể nhận diện được ngay khi khách liên hệ đến và đang có nhu cầu mua hàng ngay tức thời. Bạn sẽ dễ dàng tra cứu thông tin mua hàng của khách chỉ trong một nốt nhạc nhờ tính năng tích hợp sẵn các bộ lọc giúp tìm kiếm đầy đủ thông tin đơn hàng, khách hàng, lịch sử mua hàng. Thông qua các dữ liệu này, bạn có thể lên kế hoạch triển khai các chương trình chăm sóc khách hàng, chính sách giảm giá, ưu đãi phù hợp cho từng đối tượng nhằm thu hút các khách hàng khác nhau. Chắc chắn những điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy ấn tượng, hài lòng về cửa hàng của bạn và khiến họ muốn quay trở lại vào lần sau.
Tăng hiệu quả kinh doanh
Ngoài các tính năng về hỗ trợ quản lý sản phẩm, tồn kho, thông tin khách hàng, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay còn hỗ trợ việc chốt đơn hàng, quản lý bán hàng trên các nền tảng online và thương mại điện tử ví dụ như Facebook Fanpage, Livestream, TikTok Shop, Shopee, Lazada,...Đây là một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng giúp tăng hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng.
Phần mềm còn đưa ra các báo cáo trực quan, thống kê chi tiết dựa trên những số liệu bán hàng thực tế. Báo cáo sẽ phân tích đầy đủ tình hình kinh doanh, thể hiện rõ doanh thu theo thời gian, theo cửa hàng, theo sản phẩm, theo nhân viên,...giúp người bán nắm rõ hoạt động kinh doanh một cách chi tiết nhất. Từ đó, chủ shop có thể dễ dàng định hướng các chiến lược phát triển kinh doanh theo tình hình thực tế.
Khi đã tìm được một phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, bạn nên tận dụng triệt để mọi tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng đó để nâng cao hiệu quả kinh doanh, bán hàng và tăng doanh thu.
Bài viết tham khảo:
